Entreprise : bien s’organiser pour son déménagement

Le déménagement fait partie des événements importants qui jalonnent la vie d’une entreprise. Il s’agit d’une opération délicate, qui demande une planification et une organisation sans failles. C’est une procédure qu’il ne faut pas négliger, ni sous-estimer, et qui demande un certain délai pour que toutes les étapes soient menées à bien.

Recherche de nouveaux locaux, remise en place des espaces actuels, transfert d’adresses, emballage des équipements, comment bien organiser le déménagement, en optimisant les coûts associés ? Découvrez ici votre check-list.

Bien planifier le déménagement

Un déménagement d’entreprise est un tournant délicat, qui implique une importante prise de décisions, ainsi qu’une préparation soignée, notamment dans le cas d’une entreprise de grande taille.

Avant d’entamer la planification du déménagement, il est important que les managers se posent les vraies questions sur les motivations qui poussent à changer le local. Bureaux trop petits, trop grands, fusion avec une autre entreprise, ou charges trop élevées, chaque raison a des conséquences différentes sur l’organisation et la planification du transfert.

Pour chaque déménagement, un cahier des charges minutieux et un calendrier détaillé des opérations doivent être établis, après avoir fixé une date précise. Ces éléments permettent de maîtriser le déroulement du déménagement, et d’éviter les imprévus liés à d’éventuels oublis, qui peuvent être sources de stress.

Un planning bien réfléchi est une manière de fixer les délais pour chaque tâche ainsi que l’enchaînement des différentes étapes. Il est en effet possible d’organiser toutes les activités liées au transfert, une fois l’actuel local et préavis et le contrat du nouveau local signé.

Afin que le calendrier des opérations soit efficace, il est possible de mettre en place un rétro- planning, qui inclut toutes les tâches classées par délai d’organisation décroissant. Les activités peuvent également être classées par thème, comme les tâches administratives, logistiques, humaines ou directement liées au déménagement lui-même. Un planning chronologique est ensuite établi pour chaque groupe de tâches.

Le calendrier doit inclure, entre autres informations, celles relatives aux formalités d’entrée/sortie, comme les deadlines à respecter, les pièces qui constituent chaque dossier o les instances à contacter.

Comment trouver la main d’œuvre pour le déménagement d’entreprise ?

Le cahier des charges et le calendrier des tâches en main, l’entreprise a la possibilité d’estimer la charge requise et de programmer le jour J. Parmi les éléments les plus importants, figure la main d’œuvre qualifiée dans le transport des biens, qu’il faut choisir minutieusement.

Pour cela, une comparaison de plusieurs devis de déménageurs est nécessaire, en prenant en considération les options, services et assurances proposés par ces prestataires. Le choix doit se faire en fonction de la date fixée, du trajet et de la quantité d’objets à transporter.

Il faut alors veiller à bloquer la date auprès de l’entreprise de déménagement, en réservant le véhicule approprié au volume des biens à transférer. Pour les petits budgets, il est possible de ne pas recourir à un déménageur spécialisé, mais en louant un véhicule adapté et en mobilisant les collaborateurs.

L’importance de l’emballage dans un déménagement d’entreprise

La réussite du transfert des biens et du matériel de l’entreprise passe par un emballage réussi, incluant notamment un étiquetage méticuleux des cartons. Pour cela, une étape de tri peut s’avérer fort utile, pour se débarrasser des papiers et dossiers qui ne sont plus nécessaire à l’activité de l’entreprise.

Le tri des biens est aussi une occasion de se désencombrer de vieux meubles, qui sont devenus non fonctionnels, inutiles ou inadaptés aux nouveaux locaux.

A l’issue de cette opération de sélection, il est possible de commencer à emballer les biens, les matériels, les dossiers et tous les éléments qui peuvent être gardés dans les cartons jusqu’au jour J. Chaque boîte doit être clairement identifiée en y apposant soigneusement toutes les informations telles que le nom de l’entreprise et le contenu précis. Les déménageurs peuvent ainsi distribuer les cartons aux services concernés, sans commettre d’erreurs et sans retard.

Les biens doivent également être bien calés à l’intérieur des emballages, afin de ne pas les abîmer, notamment pour le matériel fragile comme les équipements informatiques. Le calage et la protection des biens peuvent être effectués à l’aide de matériel spécifique, à se procurer auprès des entreprises d’emballage ou de déménagement.

Ne pas oublier de remettre les anciens locaux en l’état

Une fois que les bureaux ont été vidés de tout leur contenu, il est essentiel d’y faire le ménage afin de pouvoir procéder à l’état des lieux de sortie. Pour cela, l’entreprise peut avoir recours à ses employés de ménage habituels, ou faire appel à une société de nettoyage spécialisée. Ces professionnels sont équipés du bon matériel et connaissent les normes de restitution des locaux d’entreprises.

Ces petits détails doivent aller de pair avec la vision à long terme, pour être au point sur des délais administratifs, le suivi des commandes, ainsi que les éventuels travaux de sortie de bail. Certaines tâches peuvent sembler secondaires, mais elles sont tout aussi nécessaires pour la pérennité de l’activité.

Il est ainsi primordial de penser à migrer les lignes téléphoniques et internet, à faire suivre le courrier vers la nouvelle adresse, à transférer les factures et à changer les informations de contact sur les pages web de l’entreprise.

Plus ces détails sont pris en charge à temps, et plus l’activité de l’entreprise peut reprendre normalement.

Informer et impliquer les salariés

Il est vrai que la liste des tâches à accomplir lors d’un déménagement d’entreprise est impressionnante. Cette lourde charge ne doit pas empêcher les managers de penser au capital humain qui constitue la société, à savoir les collaborateurs. La composante humaine est incontestablement aussi importante que les aspects logistiques associés au déménagement.

Les salariés méritent d’être impliqués et pris en considération dans le processus de déménagement, afin d’éviter le stress qui peut être lié à l’épreuve du changement des locaux. Une communication efficace auprès des employés permet de les informer sur les étapes, une fois que la décision de bouger est prise et assumée. Ce sera aussi l’occasion de les informer sur leurs droits concernant le déménagement.

Pour que les collaborateurs ne soient pas pris au dépourvu et prennent le temps de se préparer, l’événement doit se trouver au centre de la communication interne. Tous les employés peuvent ainsi participer à l’organisation matérielle du déménagement, chacun au sein son propre service. Un tel événement peut créer une dynamique auprès des employés et donner une impulsion positive au travail d’équipe.

En revanche, si le déménagement est mal organisé, il peut devenir une source de conflits entre les membres du groupe.

De nombreuses manières de faire peuvent être mises en œuvre pour impliquer les employés, comme l’organisation d’une visite aux nouveaux locaux, ou un concours d’idées pour l’aménagement, ou des enquêtes d’opinion pour recueillir leurs avis. Le plus important est de transformer cet événement en un tournant positif dans la vie de l’entreprise.

Dans ce contexte, la gestion sociale doit prendre en compte le ressenti des collaborateurs en ce qui concerne l’impact du déménagement sur leur vie personnelle ou professionnelle. Les managers jouent alors un rôle de relais entre l’administration et les salariés, pour aider à ce que l’information autour de l’événement circule de manière optimale, et éviter ainsi la propagation de rumeurs.