La permanence téléphonique et son importance au sein d’une entreprise

Disposer d’une permanence téléphonique de qualité permet à une entreprise de véhiculer une image sérieuse auprès de ses contacts. Les entreprises qui souhaitent limiter les dépenses budgétaires peuvent externaliser ce service. Zoom sur le sujet.

De bonnes raisons d’assurer une permanence téléphonique

Aujourd’hui, avec les réseaux sociaux, une entreprise ne doit pas manquer un appel téléphonique au risque de perdre un ou plusieurs clients et de faire baisser son chiffre d’affaires. C’est l’une des raisons pour lesquelles il est primordial pour toute entreprise d’assurer une permanence téléphonique. C’est un service qui sert notamment à entretenir une relation de confiance avec les clients, qui permet de fournir des renseignements, d’identifier et de qualifier les appels, de gérer les agendas et qui offre bien d’autres avantages encore.

La permanence téléphonique doit donc être assurée par un personnel qualifié et spécialisé dans le domaine pour que la charte d’accueil téléphonique client soit respectée, gage de la satisfaction des clients. Les responsables du standard téléphonique doivent alors maîtriser l’organigramme de l’entreprise, maîtriser la manipulation des logiciels de stockage des données et connaître tous les services proposés au sein de l’entreprise.

Quels avantages d’externaliser sa permanence téléphonique

De plus en plus d’entreprises choisissent de confier leur permanence téléphonique à un prestataire externe comme BPO ocean indien. C’est un bon moyen de réaliser des économies si l’entreprise ne souhaite pas embaucher un personnel dédié à ce service. Externaliser la permanence téléphonique permet alors de limiter les charges salariales et d’éviter les contraintes administratives liées à la mise en place du service. Le prestataire externe en charge du service se doit de posséder les ressources matérielles nécessaires, ainsi l’entreprise n’aura plus à faire des dépenses dans ce secteur.

Grâce à la permanence téléphonique externalisée, l’entreprise est facilement joignable, même en dehors des horaires normaux d’ouverture. Tous les appelants peuvent donc obtenir les informations dont ils ont besoin à tout moment. Par ailleurs, disposer d’un standard téléphonique externe permet aux salariés de l’entreprise de se recentrer sur leurs tâches respectives sans être dérangés par les sonneries des appels entrants récurrents.

Aujourd’hui, les prestataires externes offrent la possibilité aux entreprises de choisir les horaires pendant lesquels la permanence doit être assurée. En effet, si certaines entreprises tiennent à ce que le service soit assuré 24 h/24 et 7j/7, d’autres n’ont besoin d’une permanence téléphonique que le week-end, le soir ou pendant l’heure du déjeuner.

Comme disposer d’une permanence téléphonique de qualité est la garantie pour une entreprise d’avoir une forte valeur ajoutée auprès de ses clients et collaborateurs et de développer son chiffre d’affaires, il est primordial de bien choisir son prestataire externe. Ainsi, ce dernier doit être expérimenté et sérieux, qui recrute un personnel qualifié et le forme, il doit être capable de répondre présent dans toutes les zones géographiques visées par l’entreprise, en mesure de prendre en charge les interlocuteurs étrangers et surtout, capable de respecter le cahier des charges fourni par l’entreprise cliente.